Все частіше отримуємо від наших споживачів запити щодо обміну первинними бухгалтерськими документами через M.E.Doc та Вчасно. Тому давайте розбиратись, як це зробити та які переваги в електронному документообігу?
Правову основу електронного документообігу в Україні закріплено Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» та Законом України «Про електронні довірчі послуги». Також, варто зазначити, що не лише приватний бізнес почав користуватися надбаннями сучасності в обміні документами, а і підприємствам, установам, організаціям, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади окремою постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендовано перейти на електронний документообіг, то ж і тендерні підприємства можуть надавати казначейству на оплату не лише оригінали документів, а і їх електронні версії, що мають юридичну силу та прирівнюються до оригіналів, тому роздруковувати їх не потрібно.
Оскільки електронний документообіг — це обмін документами в електронному форматі (на відміну від паперу) захищеними каналами зв'язку, то для здійснення такого обмінну повинне бути спеціальне програмне забезпечення.
Найбільш популярною програмою для забезпечення документообороту в електронному вигляді, з якою працює ТОВ «Енерджі 365», є M.E.Doc (модуль Бізнес), що дозволяє створювати, оброблювати, відправляти та одержувати, зберігати, накладати електронні цифрові підписи (ЕЦП) на документи з якими працює споживач. Саме така можливість програми дозволяє суттєво економити час на роботу з документами, знизити затрати на папір та вартість поштового відправлення. Крім того, робота в M.E.Doc, дозволяє проводити швидкий пошук будь-яких документів та не залежати від наявності архіву для зберігання таких документів в паперовому вигляді, при цьому бути мобільним у роботі, що особливо актуально в умовах карантину та військового стану. Як приклад, для більшості тендерних підприємств відправка документації поштовими операторами триває від двох до дев’яти днів, при цьому, в M.E.Doc цю дію можна виконати всього за декілька хвилин. Перевагу від роботи в програмі можна отримати і від процесу підготовки документів. Так паперовий екземпляр повинен підписати керівник чи довірена особа, що, як правило, затягується в часі через завантаженість останніх в робочий час. При цьому, в M.E.Doc, можна накладати ЕЦП (підписувати документи) однотипного виду за переліком і не лише ЕЦП директора, а, наприклад, бухгалтера (в залежності від виду документів) або ж ЕЦП директора, але довіреною особою практично в будь-який період дня, що суттєво знижує час на обробку документації.
Отож, якщо ви виявили бажання перейти на електронний документообіг з ТОВ «Енерджі 365», потрібно звернутися до менеджера компанії, який запропонує внести зміни в комерційну пропозицію (в частині обміну документів через M.E.Doc) чи укласти договір електронного документообігу. Також споживачу потрібно буде отримати ЕЦП, який надає юридичної сили електронним документам. Зроблений в Акредитованому центрі сертифікації ключів ЕЦП є універсальним інструментом та може використовуватись для підпису документів у будь-якому сервісі документообігу.
Правову основу електронного документообігу в Україні закріплено Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» та Законом України «Про електронні довірчі послуги». Також, варто зазначити, що не лише приватний бізнес почав користуватися надбаннями сучасності в обміні документами, а і підприємствам, установам, організаціям, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади окремою постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендовано перейти на електронний документообіг, то ж і тендерні підприємства можуть надавати казначейству на оплату не лише оригінали документів, а і їх електронні версії, що мають юридичну силу та прирівнюються до оригіналів, тому роздруковувати їх не потрібно.
Оскільки електронний документообіг — це обмін документами в електронному форматі (на відміну від паперу) захищеними каналами зв'язку, то для здійснення такого обмінну повинне бути спеціальне програмне забезпечення.
Найбільш популярною програмою для забезпечення документообороту в електронному вигляді, з якою працює ТОВ «Енерджі 365», є M.E.Doc (модуль Бізнес), що дозволяє створювати, оброблювати, відправляти та одержувати, зберігати, накладати електронні цифрові підписи (ЕЦП) на документи з якими працює споживач. Саме така можливість програми дозволяє суттєво економити час на роботу з документами, знизити затрати на папір та вартість поштового відправлення. Крім того, робота в M.E.Doc, дозволяє проводити швидкий пошук будь-яких документів та не залежати від наявності архіву для зберігання таких документів в паперовому вигляді, при цьому бути мобільним у роботі, що особливо актуально в умовах карантину та військового стану. Як приклад, для більшості тендерних підприємств відправка документації поштовими операторами триває від двох до дев’яти днів, при цьому, в M.E.Doc цю дію можна виконати всього за декілька хвилин. Перевагу від роботи в програмі можна отримати і від процесу підготовки документів. Так паперовий екземпляр повинен підписати керівник чи довірена особа, що, як правило, затягується в часі через завантаженість останніх в робочий час. При цьому, в M.E.Doc, можна накладати ЕЦП (підписувати документи) однотипного виду за переліком і не лише ЕЦП директора, а, наприклад, бухгалтера (в залежності від виду документів) або ж ЕЦП директора, але довіреною особою практично в будь-який період дня, що суттєво знижує час на обробку документації.
Отож, якщо ви виявили бажання перейти на електронний документообіг з ТОВ «Енерджі 365», потрібно звернутися до менеджера компанії, який запропонує внести зміни в комерційну пропозицію (в частині обміну документів через M.E.Doc) чи укласти договір електронного документообігу. Також споживачу потрібно буде отримати ЕЦП, який надає юридичної сили електронним документам. Зроблений в Акредитованому центрі сертифікації ключів ЕЦП є універсальним інструментом та може використовуватись для підпису документів у будь-якому сервісі документообігу.