Обмін бухгалтерськими документами через системи електронного документообігу
Все частіше отримуємо від наших споживачів запити щодо обміну первинними бухгалтерськими документами через M.E.Doc та Вчасно. Тому давайте розбиратись, як це зробити та які переваги в електронному документообігу?
Правову основу електронного документообігу в Україні закріплено Законом «Про електронні документи та електронний документообіг» та Законом України «Про електронні довірчі послуги». Також, варто зазначити, що не лише приватний бізнес почав користуватися надбаннями сучасності в обміні документами, а і підприємствам, установам, організаціям, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади окремою постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 р. № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» рекомендовано перейти на електронний документообіг, то ж і тендерні підприємства можуть надавати казначейству на оплату не лише оригінали документів, а і їх електронні версії, що мають юридичну силу та прирівнюються до оригіналів, тому роздруковувати їх не потрібно.
Оскільки електронний документообіг — це обмін документами в електронному форматі (на відміну від паперу) захищеними каналами зв'язку, то для здійснення такого обмінну повинне бути спеціальне програмне забезпечення.
Найбільш популярною програмою для забезпечення документообороту в електронному вигляді, з якою працює ТОВ «Енерджі 365», є M.E.Doc (модуль Бізнес), що дозволяє створювати, оброблювати, відправляти та одержувати, зберігати, накладати електронні цифрові підписи (ЕЦП) на документи з якими працює споживач. Саме така можливість програми дозволяє суттєво економити час на роботу з документами, знизити затрати на папір та вартість поштового відправлення. Крім того, робота в M.E.Doc, дозволяє проводити швидкий пошук будь-яких документів та не залежати від наявності архіву для зберігання таких документів в паперовому вигляді, при цьому бути мобільним у роботі, що особливо актуально в умовах карантину та військового стану. Як приклад, для більшості тендерних підприємств відправка документації поштовими операторами триває від двох до дев’яти днів, при цьому, в M.E.Doc цю дію можна виконати всього за декілька хвилин. Перевагу від роботи в програмі можна отримати і від процесу підготовки документів. Так паперовий екземпляр повинен підписати керівник чи довірена особа, що, як правило, затягується в часі через завантаженість останніх в робочий час. При цьому, в M.E.Doc, можна накладати ЕЦП (підписувати документи) однотипного виду за переліком і не лише ЕЦП директора, а, наприклад, бухгалтера (в залежності від виду документів) або ж ЕЦП директора, але довіреною особою практично в будь-який період дня, що суттєво знижує час на обробку документації.
Отож, якщо ви виявили бажання перейти на електронний документообіг з ТОВ «Енерджі 365», потрібно звернутися до менеджера компанії, який запропонує внести зміни в комерційну пропозицію (в частині обміну документів через M.E.Doc) чи укласти договір електронного документообігу. Також споживачу потрібно буде отримати ЕЦП, який надає юридичної сили електронним документам. Зроблений в Акредитованому центрі сертифікації ключів ЕЦП є універсальним інструментом та може використовуватись для підпису документів у будь-якому сервісі документообігу.